システムの特徴

 当社のシステム群の特徴は、下図のように建築、生産、販売、物流及びレジャーとサイクリックに網羅しています。さらに、各々のシステムでは、顧客開拓から営業、生産(業務)、管理(経理、財務、人事、総務)、キャッシュフロー管理、年度予算の掌握が可能となるようにしてあります。
 ”商売は実績の積み重ねと先読みのゲームである”と思います。
攻める(拡大・拡張)、守る(維持・保守)、決める(決断、撤退)の3要素であり、その決断時期を瞬時に判断できる道具があるか、無いかで先行きが決定されるものと思います。
社員(従業員)に見切りをつけられてから判断するのではなく、自らの将来を多岐に渡って営む為の土台づくりの道具として使用してください。

システムサイクル

システム特性

1.営業業務のシステム特性

2.引合案件獲得から見積書の提出までのシステム特性

3.工事受注から工事完成までのシステム特性

4.経理・会計業務から月次決算業務までのシステム特性

5.債権・債務管理のシステム特性

6.買掛金、支払及び支払手形管理のシステム特性

7.資金繰り表管理業務のシステム特性

8.出張&交通費精算から自動仕訳業務のシステム特性

9.募集広告掲載から採用・人事および新入社員研修のシステム特性

10.スケジュール管理業務のシステム特性

11.顧客管理業務のシステム特性


・営業業務の特性

*”営業情報は会社の財産です! 営業活動情報に流用、営業マン育成に用います!”

*今日からあなたも営業マン!

当社のシステムの営業業務は、営業マン育成スピードを上げるため、以下のようにシステム構成を行いました。

・”昨日まで現場職(工場・事務系)だった従業員をセールスマンへ”
 ・過去の営業実績(アプローチ)の流用&活用により、セールスアプローチ先を閲覧&流用できるようにしました。
 ・過去の商談経緯実績情報を閲覧&流用できるようにした為、前任者から新任者へのスムーズな移行を可能にしました。
・”営業情報は、営業担当者のものではなく会社の財産です。”

*営業マネージャーの判断材料として活用!

・営業マンの向き、不向きが容易に判断できます。
 ・新規顧客開拓、商談回数と売上高の比率を容易に判断できます。
・現在アプローチ中の新規開拓先の中断決定を瞬時に行えます。
・現在商談中顧客の継続か、否かを瞬時に判断できます。
・営業担当者別の月あたり、年あたりのアプローチ件数を掌握することで、営業マンの意気込みを評価し、成果を出すためのアドバイスが
 行えます。
・顧客開拓の月あたり、年あたりのアプローチ件数を掌握することで、営業マンの意気込みを評価し、成果を出すためのアドバイスが行え
 ます。
・商談先の見通しを商談情報より推察して、中断、継続、決めごろを判断します。また、商談援助隊の出動を要請します。
・営業担当者の評価を集計分析した値より行えます。

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*引合い案件獲得から見積書の客先提示まで

”さほどの経験がなくともプレゼンができる!(過去の実績情報を流用)”

”誰にでもできる要件定義!”

・引合案件の獲得
 ・引合案件をランク付けすることにより、受注見込み(売上予測)を常時判断できます。
  ・受注確立確定案件は、年度予算への組み込みも自動で行いますが、失注した場合は年度予算より自動消去、減額されます。
  ・競合案件は、他社との競合を挑むか、ひくかによって営業方針を変える判断を行います。
  ・見込み薄案件は、今後に残すため全力で活動するか、適切対応するかを決めて行います。

 ・引合案件により、他部門の協力要請を行います。(受注できた時は製造間接費で、失注した時は販売管理費で計上します。)
  ・設計部門への協力要請(作業依頼)
   ・客先プレゼンテーション資料の作成と発表要請
   ・概略設計と見積作成
  ・生産・据付部門への協力要請(作業依頼)
   ・現場監督、作業担当者及び協力業者への受注した際の配員構成と協力要請
  ・経理部門への協力要請(作業依頼)
   ・受注(契約)から完成(竣工)までの資金調達作業要請

 ・引合案件の施工手順(先行)概要設計
  既に社内に存在する見積情報、プレゼン設計情報(失注分も含む)および工事完成物件の見積、設計、原価推移、実行予算情報を基
  として新規案件のおおよその概算設計、見積、工事予測推移情報を作成します。
  これにより、設計の手間削減、工事スケジュールの正確性、工事自体の安全性を唱えることができます。

  ”人手よりも情報力である!”
  ”経験値よりも情報流用力である!”
  ”情報流用は、出来る限り細分化流用できるようにした!”

・引合案件に対する積算・見積および配員予約
 引合案件が発生して受注(契約)までの手順は以下のように設定しています。
 1)客先要件のヒアリングと設定現場の視察を行います。
 2)客先要件からプレゼン設計を行い、要件提供客先に対してプレゼンテーションを実施、また、同時に概要設計から積算・見積を行いま
   す。
 3)見積提供を行うが、当然ではあるが客先意向調査を行い、見積金額の交渉も行います。
 4)見積書の提出(見積書構成を吟味する)
 5)契約決定と失注
  ・契約決定により、設計部門は設計に取り掛かり、工事部門は見積書から工事日程と所要材料などから実行予算の策定を以下の手
   順で行います。
   *設計部門
    *見積り原価検討
    *設計・施工日程表作成
    *日程シミュレーション
   *工事部門
    *実行予算検討
    *実行予算策定
    *工事原価集計
  ・引合案件失注(キャンセル)
   ・引合案件の失注に伴い、営業は案件失注した旨を設定し、当案件の営業を中断します。ただし、失注原因の追及はしておく。
   ・引合案件の失注に伴い、経理部門は引合案件の営業経費を集計し、販売管理費として財務計上します。
   ・引合案件の失注に伴い、設計部門は先行設計作業、先行手配情報を全て差し止めます。また、先行発注した物に対しては作業完
    了時点の納品とします。

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*工事受注から工事完成まで

”製造間接費(事務要員)は不要!”

”誰にでもできる進捗管理!”

*実行予算の策定と実行予算対応原価を一目で掌握できます

<<実行予算項目>>
 1)直接労務費
 2)外注労務費
 3)外注費
 4)仮設費
 5)管理費
 6)現場経費
 7)部材費
 *設定された実行予算に対して月別発生原価と見込原価を項目毎に集計します。
 *実行予算VS発生原価・見込原価の進度が一目できます。
 *発生原価内訳で工事進捗が一目できます。

<<部材発注・仕入>>
 *設計情報からの部材(部品・材料)の所要量を集計し,部材在庫との比較から発注要求量を算出して発注要求とします。また、材料は
  買付単位に人手でまとめ、発注・仕入を行います。
 *仕入部材は在庫情報、工事原価情報、部材仕入仕訳伝票および買掛支払情報となります。また、業者返品を行った時は、仕入入荷
  数を減算する方法と赤伝を発生させる方法があります。
 *部材在庫の使用は出庫管理で行います。加工業者への無償支給、有償支給および自社工場への出庫に分けられて部材の使用実績
  が作成されます。

<<外注労務発注と検収>>
 *設計上の加工および現場作業員の調達時に業者発注を行い、作業日数・時間により検収して、作業完了まで業務協力を行って貰
  うための調達であり、方法には業務依託発注方法と派遣作業調達があります。

<<外注製作品の発注と検収>>

<<在庫棚卸>>

<<期末在庫・期首在庫>>

<<工事遂行管理>>
 *工事遂行には、設計、製作、据付までを設定します。
  *設計は基本設計(ユーザーインターフェース)、概要設計、詳細設計と行っていきます。
  *製作は1次加工、2次加工と進め、組立および出荷と進行させます。
   *外注加工発注、検収
   *外注製作発注、検収(分割検収)
   *自社工場加工(労務発注、検収)
   *加工品組立
  *据付、試運転
  *実行予算に対する工事原価推移が一目できるため、資金需要計画と進行状況を即座に監視できます。

<<工事完成&引き渡し>>
 *工事完成に伴い、以下の情報を完成物件情報保存を行います。
  *受注情報、見積情報、設計情報、実行予算情報、工事進捗情報、部材仕入情報、
   外注加工発注情報、外注製作発注&検収情報、作業員作業実績情報、工事原価進捗情報、工事原価情報
   上記情報は、次の案件対応時に流用します。また、工事実績情報として流用します。

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*経理・会計業務から月次決算業務

”経理部門の専門職は不要である!”

”誰にでもできる経理・財務! 経営者自らできる経理!”

・仕訳伝票登録業務
 ・振替仕訳、入出金仕訳、複合仕訳のそれぞれの仕訳伝票入力ができます。また、仕訳情報登録時は仕訳パターンを選択する事で自
  動的に仕訳情報が設定できるため、会計・簿記などの経験を必要としておりません。

・自動仕訳伝票作成業務

以下に示す業務から仕訳伝票を自動的に作成しますので、業務部門での仕訳伝票発生作業は不要となります。

<部材仕入・外注検収仕訳>
 ・部品・材料仕入仕訳伝票
 ・部品・材料仕入分割検収仕訳伝票
 ・外注製作・商品・労務検収仕訳伝票
 ・外注製作・商品・労務分割検収仕訳伝票
 ・構内業者製作依頼品(標準在庫品)検収仕訳伝票

<在庫棚卸仕訳>
 ・部品・材料棚卸仕訳伝票
 ・部品・材料出庫仕訳伝票
 ・仕掛品棚卸仕訳伝票

<工事完成仕訳>
 ・完工工事原価仕訳伝票
 ・追加工事原価仕訳伝票
 ・完工工事振替仕訳伝票

<支払・回収仕訳>
 ・支払仕訳伝票
 ・支払手形仕訳伝票
 ・回収仕訳伝票
 ・受取手形仕訳伝票

<キャンセル仕訳>
 ・クレーム作業仕訳伝票
 ・引合キャンセル仕訳伝票
 ・受注キャンセル仕訳伝票
 ・試作品作業仕訳伝票

・日次・月次集計
 ・上記の仕訳伝票情報が整った時に、日計集計、月次集計を行います。
  どの状況でも集計をかける事ができるので、日次締め集計、月次締め集計は随時行うことができます。
  これにより、試算表、損益計算書、貸借対照表を随時発行確認ができるため会社の実態を常に把握できる経営を営めます。
  集計結果は、以下のような項目で確認ができます。

<<画面、帳票確認>>
 ・日計表出力
 ・月計表出力
 ・現金出納表出力・表示
 ・科目別出来高確認出力・表示

<<月次決算確認>>
 ・試算表、試算表内訳表、損益計算書、貸借対照表、総勘定元帳、補助簿

  ※総勘定元帳、補助簿も画面確認が可能です。

<<科目・項目別出来高(補助簿)確認画面>>

”企業幹部(役員)は、自社実態数字を常時掌握すべし!”

*製造間接費監視
  社員給与、社員賞与、法定福利費、厚生費、旅費交通費など
*販売管理費監視
  販売管理費、研修社員給与、研修社員賞与、法定福利費、厚生費1
*その他管理費監視
  銀行預金、現金勘定、買掛金元帳、未払い金、売上金、売掛金、製造間接費

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*債権・債務も一挙掌握

*売上(請求)、入金、回収および受取手形管理
1)1ヵ月の売上請求は、客先締日に合わせて自動的に集計し、請求額を提示します。
  また、建設業等は「一括請求」「分割請求」「出来高請求」は契約時の回収条件設定より請求額を引用します。(手調整も可能です)
  請求情報は、前月繰越(売掛金)、当月売上、当月回収、当月売上残高と当月請求額が表示されます。
2)経理部門で入金登録された情報が、営業部門に渡るようにしてあります。その入金情報より、営業部門で回収登録(今月入金額、
  値引、相殺、会費、振込料、仮払い消費税)を行い、請求金額と回収額が一致する事を確認し、回収不足があった時は未回収を管理
  します。(取立、集金、督促など)
  また、客先毎に債権保証限度額の設定が可能です。
3)回収業務情報による仕訳伝票は自動的に作成されます。
4)回収業務情報により自動的に資金繰り表に回収金額が計上されます。

*受取手形管理
1)受取手形は、入金時に手形回収された手形は以下のように管理されます。

2)受取手形回収業務情報による仕訳伝票は自動的に作成されます。
3)受取手形回収業務情報により自動的に資金繰り表に回収金額が計上されます。

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*買掛金、支払および支払手形管理

 *仕入、買掛、支払、支払手形の業務を一連した操作で誰にでも簡単にできる!
 *仕入、支払、支払手形からの仕訳伝票は自動生成(自動仕訳)します!
 *仕入、支払、支払手形からの原価計上は自動計上!

  1)部品・材料の仕入れから買掛明細、支払予定(業者条件による半金・半手比率の算出および、締日から業者別支払日を自動設定
    します。)を出力して、金種別、銀行別、業者別の支払予定で確認した後、支払を行います。
   <<買掛対象情報>>
   ・部品・材料仕入情報
   ・部品・材料分割仕入情報
   ・外注製作一括検収情報
   ・外注製作分割検収情報
   ・外注労務一括検収情報
   ・外注労務分割検収情報
  2)経理部門で支払登録された当月支払金額、値引、相殺、会費、振込料、仮払い消費税は自動仕訳されます。
  3)支払予定情報は、自動的に資金繰り表に計上され、支払実行により変化していきます。
 *支払手形管理
 1)支払手形は、振出し管理と期日支払額が常時監視でき、不渡りを起こさないように警戒できます。

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*資金繰り表管理業務

”資金繰り状況は1年先でも掌握可能!”
”誰にでもできるキャッシュフロー管理!”
”借金は借金、借財ではない。いざという時重くのしかかる!”
”ムリは「やめ」、ムダは「罪」、ムラは「罰」である!”
”ゆとりを持った企業経営が将来をつくる!”

・予め固定費項目を設定しておき、資金繰りマスターを年月毎の更新しておけば、1年先でも2年先でも資金繰り表の基本形を作成するこ
 とができます。また、固定費項目と設定金額に変動があった場合は、変動年月以降を抹消して再編成を行うことができます。

・資金繰りは現在から4ヵ月を掌握すべき!
・前年同期、前々年同期と今期を常に比較すべき!

*担保資産

・当社が保有する有形資産(土地・建物)を全て登録し評価額、担保価値額等を設定しておきます。
・銀行等に融資願いを行った際、担保要求された場合に当社独自の資産番号で担保提出を行います。
・銀行からの融資額に対する担保保証額を設定します。
・銀行への返済完了に伴い、担保設定値の取り崩しを行います。
・当社資産を増やした場合は速やかに資産登録を行います。
・当社資産評価により、担保資産を変動させる。

*借入金・リース物件管理

・当社銀行からの短期、長期借入を行った場合の融資額、期間、毎月の返済額および借入金利を設定すると自動
 的に月々の返済と残存計算を行い、残り回数と返済経緯を一覧展開します。また、返済途中で返済金利の変動が
 あった場合も変動金利を設定することで月々の返済額を変動させます。
・当社が金融機関より融資されている本数すべてを一括管理することにより、複数本の月々の返済額と返済残数を
 一目瞭然で掌握できます。(リース支払を含む)

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*出張&交通費精算から自動仕訳業務

”社員交通費は自動的に!”

・毎月の社員交通費は勤務先変更がない限り自動的にシステム内で更新し、交通費支給を給与組込み。または、別建て支給を問わず自
 動的に設定します。さらに、仕訳伝票も自動生成するため、出納担当者が不要となります。
・出張精算は「出張命令」「出張仮払い」「出張精算」と推移させる為、出納担当者は出張仮払いと出張精算情報を監視して入出金を行い
 ます。また、出張精算仕訳はこの情報から自動的に生成します。

*作業実績情報から勤怠、勤怠管理から給与支給、人事考課まで一連の作業が可能です。

・作業条件を設定します。これにより、勤務地が複数であっても、夏、冬時間の変動であっても勤怠時間(作業時間)変動があっても対処
 できます。また、フレックス勤務、シフト勤務対応もしてあります。
・作業時間は開始から終了時刻まで設定します。さらに、1日当たり複数工番の作業(3回まで)をこなした情報が設定可能であるため、
 作業工番毎の人件費配賦、人件費原価が作業工番毎に振分られます。
  ・作業工番別の人件費配賦
  ・作業工番別の人件費原価情報
  ・作業工番別の人件費伝票自動生成
  ※作業実績情報は、メール送信情報をシステム内に自動取り込み、または、作業報告端末からも自動設定可能です。

・作業時間実績情報から作業条件情報による勤怠情報に自動変換し、出勤、有給、公休、特休、生休、代休、無給欠勤、有給欠勤、午前
 半休、午後半休、休日出勤、休日、代休出勤毎に勤怠情報を集計します。(日毎・月集計)
 また、日別に残業、早出残業、深夜残業、遅刻時間&回数、早退時間、休出をそれぞれに集計します。

・勤怠情報を月度毎に以下のように集計し、集計情報の確認と調整を行った上で給与管理システムへその情報を送り込みます。(人手)
 <<月度勤怠集計項目>>
  ・出勤(日数・時間)、・通常残業時間、・平日深夜残業時間、・休日出勤(回数・時間)、・休出深夜残業(回数・時間)、
  ・休日出勤(日数・時間)、・代休出勤(日数・出勤)、・早出(日数・時間)、・早退(日数・時間)、・遅刻(回数・時間)、
  ・有給取得日数、・半日休暇、・代休、・特休、・生休、・公休、・欠勤、・病欠、・事故欠勤
  ※上記項目情報を給与システムへ送付することにより、自動的に月次給与計算が施され給与支給することが可能です。

・1年間の勤怠監視機能は、カレンダー1年もしくは年度別1年間の各個人別の勤怠状況を瞬時に集計して表示するように仕掛けたもの
 であり、作業担当者の勤怠状況を常時監視可能です。
 さらに、残業時間の多い順に集計表示する、もしくは残業時間の多い現場、作業工番も一目で掌握できるようにしました。

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*募集広告掲載から採用・人事および新入社員研修

・募集広告媒体を決め広告掲載期間を設定します。応募者から採用試験対象者を決めシステム内へ登録および本人通知を行います。
・通知応募者の参加希望があれば、システム内へ採用試験参加希望登録を行い、採用試験予定日に採用試験を実施します。
・採用試験は、1次審査、2次審査、最終審査などの組合せは自由です。
・採用審査合格者へ採用する旨の通知を行い、初出社日を促します。
・採用者が所定の書類を持参し、さらに当社採用同意者をもって初出動した場合は社員登録(試用期間)行います。
・新入社員研修
 ・当社所定の新入社員研修を3~4ヵ月のカリキュラムに従って研修を遂行していく。
  この時点での脱落者は、速やかに社員名簿から抹消するが、形跡は残るようにしてあります。
 ・新入社員研修完了時に正社員として、号俸、等級を付与し配属を決定します。

<<当社システムの役割>>
 ・当社システムは、募集媒体とその企業名および期間登録により、1年を通じてどの時期が応募者が多く参加し、多く採用でき
 ているかの統計を取り、1年の中でどの時期に採用計画を遂行した方が多く採用できるか考慮できます。
 無駄な採用経費を抑える(お金と採用担当者の浪費時間)
 また、どの時期に採用した者が多く戦力として活躍しているかも掌握できる!

・当社は1次審査(筆記試験)、2次審査(面接試験)、3次審査(最終面談)と推移させます。
 *面接選考は、面接予定日:時刻をシステムへ登録することにより、面接担当者はそのスケジュールに従って業務スケジュールを組む
  ことができます。
 *最終審査は、応募者に対して入社後の育成スケジュールおよび業務内容を説明します。これに対応できる者だけが採用となります。

<<人事業務>>
”人事とは、人の一生を預かる仕掛けを成す”(採用審査・採用・配属・配転・昇格・責任)

人事業務の基本形
 ・社員情報登録、社員情報検索
 ・社員保有資格管理
 ・社内経歴情報管理
 ・人事異動&社内経歴情報管理
 ・休職管理、退職管理
 ・勤務評定業務

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*スケジュール管理業務

*スケジュール管理業務使用サブシステム
 スケジュール管理業務は、以下のサブシステムから情報を収集することにより成立させています。スケジュールの為のデータ
 入力は必要ありません。

・当社システムの特徴は人が人を管理するのではなく、会社、部門の大きなテーマ、もしくは、目標に対してそれぞれ配置された部員が、
 それぞれの目標をプランニングして遂行させることを重視して日々を過ごし、目標達成に向けて精進させることだと思っています。

”人が人を管理するプロジェクトではなく、一人一人が定められた目標を達成させる”

*スケジュール設定は、営業部門では「新規営業アプローチ」「商談訪問もしくは来社頂くスケジュール」、会社全般では「作業依頼」
 「作業メモ(文書管理)」、内勤者(総務、経理)部門は「月度定例作業(給与支給業務、請求、回収、支払等、予め月内で定例的に定ま
 った作業)」、現場管理部門は「作業現場の状況管理の為の訪問(プロジェクト、作業担当者個人)」指示の設定を行います。
*スケジュール管理は、営業情報より「引合案件発生情報、受注案件発生情報」、営業・精算部門より「クレーム発生情報」、人事部門よ
 り「採用面接予定情報と採用者決定情報および退職者発生情報」、工事部門より「作業完了担当者情報(帰還予定)」、その他全般とし
 ては「社内打合せ、システムの改良要求情報」などの全ての情報を表示します。

”システム上のスケジュールは社内作業担当者がどのような目的で今日一日を過ごそうとしているかを全て掌握できるように仕掛
 けている。これにより当社は会議をゼロに近いものにしているだけではなく、不要な要件、ムダな人材配置を設定していませ
 ん。”
”実務の強い者は実務作業、営業の強い者は営業、管理に強い者は管理で人を活かす!”
”これからの人材はオールラウンドプレイヤーに、会社がいつまで持つかわからない!”
”経営者は企業目標管理とその進捗監視を!!”

*新規営業アプローチ情報を一覧する事により、市況情報および当社販売製品の市場反応と営業部員販売促進意欲を掌握します。
*商談情報を一覧する事により、当社営業担当者目的とお客様反応を読み取ります。さらに、詳細報告書文書が添付してある場合は、
 状況を正確に読み取り、営業担当者の動向を静観するか、アドバイスするか、応援部隊を出動させるかを判断する。

”管理者は結果、成果のみを判断せず、そのプロセスを重視せよ!”


*作業依頼情報

 作業依頼業務は、作業依頼者が起こした依頼案件に対して、一定の役職を持った者が作業受付を行います。このとき依頼案件に対し依
 頼内容と提示資料(指示書・添付資料)を確認して誰に作業遂行させるのがベストかを判断します。作業遂行指示を発令するため、常に
 作業担当者の空き状態を監視します。
 作業担当者は、作業受付者からの指示のもとに作業遂行し、作業完了時点で作業完了報告を行います。
 作業完了が上がった時点で、作業指示と作業出来上がりの物件チェックを行い、依頼通りであれば依頼者へ完了物件を引き渡します。

”作業担当者の依頼過多および長時間労働を軽減しなければ品質低下、悪化につながり業務士気が下がってしまう。
 また、忙しい者と暇な者が出るだけでなく、製品品質が下がり、お客様の信頼低下につながります。”
”作業結果の悪さは、作業した者より指示を出した者の問題である!”


*作業メモ(報告文書、業務資料)

 作業メモは、作業報告、営業業務報告等に使用され、誰が、どのような業務を行って、結果がどうなったかを本人の報告がなくとも掌握
 できる為、上長は、頭脳プレーにより次の一手を打つことができます。それが出来ないようであれば上長たる資格はありません。上長は
 ムダな時間、ムダな会話で一日を過ごしていないか検証することができます。


*月例作業予定管理

 総務系、人事系、事務系作業部員の為の機能であり、毎月予め決まっている作業は誰が作業しても滞りなく遂行できます。予め、作業
 開始日付、予想作業時間、作業方法&手順をシステム内に登録しておけば、作業当日にシステムが自動的にスケジュール上に作業項
 目を表示させる仕掛けをとっているため、誰が作業を行ってもその認可のある者であれば構わないようにしてあります。
  ・営業事務-----------請求業務、回収業務、営業結果集計等
  ・人事・総務事務----作業実績、勤怠集計、給与支給業務、勤続年数、年齢更新
  ・経理業務-----------入金確認、買掛支払業務、出張精算確認、月次集計、月次決算、社内原価管理業務、資金繰り集計、
              予算・実績集計業務


*現場訪問スケジュール

 当社は現場保全業務と呼んでいます。業務依託作業は、お客様先作業現場で働く者で構成されております。この為、設置した部署が保
 全業務課で定期・不定期、クレーム等が発生した場合、現場訪問を重ね現状の作業状況や各個人の不平不満、会社への要望ならびに
 会社からの要求通知などを踏まえて訪問面談する業務を保全業務としております。
 この現場訪問スケジュールを管理する為に作成した業務を現場保全業務と言い、現場の作業内容・状況を常に把握する事に努め、さら
 にグループ単位および作業担当者毎の業務内容を掌握して作業実績管理&分析システムを作成し、現在施工中業務を次期作業に活
 かすようにしています。

”人は老いる、業務実績を活かした作業を中期テーマとして活かさなければ人は不要となる!”
”人は年相応の活かし方をすべきである!”
”培った技術を次の世代へ継承する!”
”人も物も古くなれば不要の長物である!”
”人と知恵を活かすことで明日がひらける!”


*引合案件発生スケジュール管理

 当社はシステム販売、システム製作請負、ソフトウェア業務委託、技術者派遣業務が主たるビジネスパーツとなっている為

 営業活動が物販とは異なります。

 基本形態は、新規顧客獲得活動から商談活動(何年もかけて当社特性を理解して頂く)そして引合案件を頂き見積から受注と流れてい
 きます。そこで、スケジュールに引合案件情報を表示することにより、他部門および企業上層部門に現在どのような引合案件を獲得して
 営業活動を行っているか、または市況がどの傾向の業種が多く出回っているか、マスメディアの情報と実際の飛び込み案件の傾向が一
 致しているか否かを判断すると共に、今後の先行き体制と人材育成の見通しをプランニングします。
 引合案件はA、B、Cとランク分けしているがスケジュールにはAランク(受注高確率(優先案件、指名案件)のみを表示するようにしまし
 た。
   設計部門--------先行設計、見積設計
   製作部門--------作業担当者人材配員調整準備、外注手配準備、機材調達準備
   経理部門--------概算契約金額から資金調達準備
   上層部門--------施主の設備投資動向を読む。先行きの広がりもしくは、今後の為の重要案件か否か、業種動向を読み取る。
             (会社拡張か、保持か、縮小(撤退)かを計算する。常に案件発注業種と概算金額からの規模を計算する。

”むやみに値引すれば会社が存続しない、原価を抑えれば品質が下がる、自己都合では競争力を失う!”
”常に原価と競争力を頭に叩き込め!!”
”人材は、安い経費で使えば他所へ行き、高く使えば利益が出ない!!”
”実績情報の流用と応用により、作業量の軽減と品質保持を狙う!!”
”人材は、年齢、経験により責任を与える。成果、結果により重用する!!”
”常に大量生産、安定供給を狙い、受注都度の難易度軽減!!”
”同じものを同じ経費で作っていたのでは利益が出ない!!”


*受注案件(物件)獲得と関連作業スケジュール

 引合案件獲得から積算と進み、受注契約締結情報を表示します。
 当社システムは、受注案件獲得により引合案件がシステム上から抹消され、受注案件を獲得できた事を赤色に変化させます。
 これにより、見積情報、先行設計情報、見積原価検討情報および作業担当者予約情報に受注番号(受注工番)が付与されるように仕掛
 けてあります。
 ・受注案件獲得により、受注申請書を発行して各関係部署の承認を取りつけます。
  設計部門-------先行設計、見積設計から実施設計
  製作部門-------作業担当者人材配員、外注手配、機材調達
  経理部門-------契約金額から資金調達
 ・引合案件施工手順設定から受注案件施工手順へ変遷させます。(お客様要件からの概要手順書)
 ・受注案件対応作業担当者をスケジュールに表示させます。
 ・業務実績分析情報を案件毎の情報としてシステム内へ登録します。
 ・実行予算検討書が存在していれば、引合番号から受注番号へ変遷させます。
 ・積算・見積り情報を引合番号から受注番号へ変遷させます。


*社内打合せスケジュール

 当社は、社内、社外打合せを登録する要旨は5W1Hで設定します。
 「いつ(WHEN)、どこで(WHERE)、だれが(WHO)、何を(WHAT)、なぜ(WHY)」参加メンバーの設定を行うよう仕掛けています。
 但し、極秘であればスケジュール表示は行わないように設定が可能です。

 これにより、会社上層部は社内で行われている打合せ主旨を掌握して問題解決を急ぐ。

”同一メンバー一日中打合せしてもよい結果は得られない!”
”どのような目的で集合しているかを掌握する!”
”企業は3階層である。TOP、管理、業務それぞれのゾーンで問題が出る!”


*作業完了者スケジュール

 現場作業もしくは現在進行中作業からの作業完了者の帰還日付が表示されるため、次の業務アサインをかけやすくしました。
 また、次の業務アサインまでの研修スケジュールの考慮がしやすくなります。

”機械でもオーバーホールが必要である。人間には尚更必要である!!”
”前回の作業と同じ能力では成長がない証拠。常にNextステージで活躍させる!!”


*クレーム処理スケジュール

 クレーム(お客様、社内)が設定された情報でクレーム処理が未着手の間、フラッシュ表示され、作業着手で静止表示に変わり、作業完
 了で消滅します。これにより、どのようなクレームが当社を襲っているかを会社全体の問題認識として捉えることができます。

”クレームの無い会社作りではなく、クレームを出さない会社作りを目指す!!”


*文書管理スケジュール

 会社内で得る情報は個人の物ではなく全て会社の物である!をモットーとして、社内文書管理システムを作成しました。
 これにより、他所、他部門の社員が知り得た情報、分析資料が社員の知的財産となり、顧客サービスへとつながります。

”担当者毎のユーザーサポートでは、受けている方が不安になる!”
”上司によって、知恵が違って将来が決まりたくない!!”
”保身業務遂行ではなく、常にNextステージである!!”

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*顧客管理業務

”顧客満足の顧客管理ではなく、顧客が儲かるための顧客管理を考える!”

 当社はコンピュータシステム提供会社です。当社の顧客管理は依頼ユーザーの業務をそのままコンピュータ化するだけでなくシステム
 の活かし方も説明してきました。これにより、企業には強烈なカリスマなどいないことがわかりました。企業が小さくなればなるほど経営
 者自ら先頭に立たなければ会社がまわらない、中小企業経営者はオールラウンドプレイヤーであると言えます(当社も)
 儲かれば会社が大きくなる、大きくなればお金が集まる、お金が集まれば多角経営、多店舗経営と事業展開しますが、行きつく先は?
 であります。
 事業は生き物です、名声や地位ではないと思います。自己戦力、自己体力を常に増強し続けることが事業拡大であると思います。
 当社の顧客がダメになれば当社も一緒であり、当社がダメになれば顧客はまた投資して新たな物を構築しなければならない。他の業者
 に遅れないように調査・分析して常に提案し続けなければならない。これにより、いつ提案したか、いつ問題が発生したか、どのように対
 処したかを情報保存と検索調査が必要です。これが当社の顧客管理業務となります。

”機械でできるものは、機械を使い、人がやらなけれならないものは人がやる!”
”ムダなものを捨て、常に新たなものを取り入れる。これが競争力であると思う!”

<<主な業務機能>>
・顧客情報登録(新規アプローチ中、商談中、案件獲得、受注契約顧客)
・顧客来歴情報管理
・システム提案、クレーム処理、システム構築中、システム改造提案
・顧客担当者管理業務
・顧客営業訪問

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基本システム構成

 ※当社のシステムの基本型は下図のような構成で製作しております。